Réponse directe
À quoi sert le module Documents automatiques ?
Le module Documents automatiques transforme les données déjà présentes dans MonCentreDeFormation en documents prêts à contrôler et à envoyer. Les informations du client, de la session, du stagiaire et du formateur alimentent vos modèles.
Vous standardisez la production documentaire tout en conservant vos formulations, votre identité visuelle et vos règles internes. Les équipes évitent les copier-coller et retrouvent la bonne version dans le dossier concerné.
Fonctions principales
Ce que vous pouvez faire au quotidien.
Bibliothèque de modèles
Centralisez vos conventions, contrats, convocations, attestations, certificats et autres documents récurrents.
Fusion des données
Insérez automatiquement les coordonnées, dates, intitulés, durées, lieux et informations liées au dossier.
Génération en série
Préparez plusieurs documents pour une session ou un groupe de stagiaires sans répéter les mêmes opérations.
Classement dans le dossier
Conservez les versions générées au bon endroit pour faciliter le suivi administratif et les contrôles.
Mode opératoire
Un processus clair, de la saisie au pilotage.
- 1
Modéliser
Paramétrez un document de référence avec les champs attendus.
- 2
Alimenter
Récupérez les données déjà validées dans le CRM ou la session.
- 3
Contrôler
Vérifiez le résultat avant diffusion ou signature.
- 4
Archiver
Rangez la version finale dans le dossier client, stagiaire ou session.
Bénéfices
Des gains visibles pour vos équipes et votre organisme.
Une production plus rapide
Les documents récurrents sont créés à partir des informations disponibles plutôt que ressaisis manuellement.
Une meilleure cohérence
Les modèles communs limitent les écarts de présentation et les oublis de mentions internes.
Une traçabilité utile
Les équipes retrouvent plus facilement les documents produits et leur contexte.
Cas d’usage
Ce module est particulièrement utile si…
- Générer les convocations de tous les participants d’une session.
- Préparer une convention à partir d’un devis et des informations client.
- Produire les attestations de fin de formation après validation des présences.
Questions fréquentes
Les réponses essentielles sur Documents automatiques.
Puis-je utiliser mes propres modèles ?+
Oui. Le principe du module est de s’appuyer sur vos modèles et votre identité documentaire, avec les champs nécessaires à la fusion des données.
Quels documents peuvent être automatisés ?+
Les conventions, convocations, contrats, attestations et feuilles d’émargement font partie des usages courants. D’autres modèles peuvent être étudiés selon vos processus.
Peut-on modifier un document avant envoi ?+
Oui. Une étape de contrôle permet de vérifier et, si nécessaire, d’ajuster le document avant sa diffusion ou sa signature.